Kunden
Borås Truckservice säljer och hyr ut truckar och städmaskiner. Företaget erbjuder även service och reservdelar, utbildningar och besiktning av pallstallage.
Dom har en stor maskinpark full med truckar som är redo att sättas i arbete och är rikstäckande både vad gäller försäljning och service.
Nyckeltal
sparade arbetstimmar per år
Varje år sparar företaget mer än 1000 arbetstimmar. Inräknat dubbelarbete plus faktiskt tid med att flytta data.
precision och eliminerad mänsklig faktor
Integrationen eliminerar fel orsakade av den mänskliga faktorn.
tills investeringen var inhämtad/ROI
Investeringen hämtades hem på ett år. Dessutom är centrala administrativa funktioner mindre personberoende.
Om projektet
Borås Truckservice har i princip två administrativa system. Ett egenutvecklat affärssystem samt Visma. Medarbetare spenderade värdefull arbetstid på att manuellt flytta information (fakturor samt artikelinformation) mellan systemen. Vi gjorde en systemintegration som löste administrativa knutar och frigjorde värdefull tid för medarbetarna.
"Integrationen är fullständigt avgörande för effektiviteten i vår administration. Nu kan vi använda våra medarbetare till andra arbetsuppgifter."
Magnus Johansson, VD Borås Truckservice AB
Utmaningen
Under en förstudie noterar vi att mycket tid läggs på manuell hantering av data. En medarbetare inom administrationen lägger nästan halva sin arbetstid på att skriva ut underlag från ett system, för att sedan manuellt skriva in informationen i ett annat. Det är ett tidskrävande arbete som dessutom inte är speciellt roligt. Risken för fel orsakade av den mänskliga faktorn är dessutom stor.
Datan är dessutom av sådan art att den inte behöver anpassas eller korrigeras. Kunduppgifter, artiklar och orderinformation är data som fritt kan flöda mellan systemen utan handpåläggning.
Lösningen
Vi noterar att båda systemen har möjlighet till kommunikation. Dock finns ingen färdig plugin/lösning utan vi får använda de API:er som finns och utveckla en programvara som utför själva integrationen.
I alla integrationsprojekt är det viktigt att noggrant identifiera vilken information som ska vart och om den behöver anpassas för att passa i det nya systemet. Vi gör därför en ordentlig genomlysning av datans kvalitet, både i källsystem och i målsystemet. Resultatet av genomlysningen blir en datamodell som tydligt visar hur integrationen ska gå till.
Resultatet
Sedan vi implementerade integrationen har 1000-tals fakturor rullat från ett system till ett annat, endast med hjälp av några få knapptryckningar.
Medarbetarna som fått “tid över” använder den för att skapa värde i verksamheten istället för manuellt arbete som datorer kan utföra.
Bolaget har en stabil funktion som inte heller är personberoende.
